Thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật 2025 – Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Trong quá trình hoạt động, nhiều doanh nghiệp buộc phải thay đổi người đại diện theo pháp luật vì nhiều lý do: cơ cấu lại bộ máy quản trị, bổ nhiệm nhân sự mới, hoặc người cũ không còn đáp ứng điều kiện pháp lý. Đây không chỉ là quyết định nội bộ mà còn là thủ tục pháp lý bắt buộc theo Luật Doanh nghiệp.

Nếu thực hiện sai, doanh nghiệp có thể bị từ chối hồ sơ, gián đoạn hoạt động kinh doanh, thậm chí phát sinh rủi ro pháp lý không đáng có. Vì vậy, việc nắm rõ trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật là điều hết sức quan trọng.

Bài viết dưới đây của Công ty Luật Gia Tâm sẽ giúp Quý doanh nghiệp hiểu rõ quy định, chuẩn bị hồ sơ đúng chuẩn và thực hiện thủ tục nhanh chóng.

1. Người đại diện theo pháp luật là ai?

Căn cứ: Khoản 1 Điều 12 Luật Doanh nghiệp 2020

“Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch của doanh nghiệp, đại diện cho doanh nghiệp với tư cách người yêu cầu giải quyết việc dân sự, nguyên đơn, bị đơn, người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan trước Trọng tài, Tòa án và các quyền, nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật.”

Như vậy, người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trước hết là cá nhân. Người này đại diện cho doanh nghiệp để thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ hoạt động của doanh nghiệp.

 

2. Thành phần hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật

Căn cứ: Điều 43 Nghị định 168/2025/NĐ-CP

Đối với Công ty TNHH một thành viên:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo Mẫu số 13 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của chủ sở hữu công ty.

Trong trường hợp này, người ký các văn bản là:

• Người được bầu là Chủ tịch công ty mới (nếu người đại diện theo pháp luật cũ là Chủ tịch công ty)
• Chủ tịch công ty là người ký (nếu người đại diện theo pháp luật là người khác)

Đối với Công ty TNHH hai thành viên trở lên:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo Mẫu số 13 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của Hội đồng thành viên.

Trong trường hợp này, người ký các văn bản là:

• Người được bầu là Chủ tịch Hội đồng thành viên mới (nếu người đại diện theo pháp luật cũ là Chủ tịch Hội đồng thành viên)
• Chủ tịch Hội đồng thành viên là người ký (nếu người đại diện theo pháp luật là người khác)

Đối với Công ty Cổ phần:

• Giấy đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật (theo Mẫu số 13 Phụ lục I Thông tư 68/2025/TT-BTC)
• Nghị quyết hoặc quyết định về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của:
  – TH1: Đại hội đồng cổ đông: khi việc thay đổi người đại diện theo pháp luật làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty
  – TH2: Hội đồng quản trị: khi việc thay đổi người đại diện theo pháp luật không làm thay đổi nội dung Điều lệ công ty ngoài nội dung thông tin cá nhân và chữ ký của người đại diện theo pháp luật

Trong trường hợp này, người ký các văn bản là:

• Người được bầu là Chủ tịch Hội đồng quản trị mới (nếu người đại diện theo pháp luật cũ là Chủ tịch Hội đồng quản trị)
• Chủ tịch Hội đồng quản trị là người ký (nếu người đại diện theo pháp luật là người khác)

Lưu ý: TH chưa có định danh hoặc mã định danh chưa đồng bộ với hệ thống thông tin.

Hồ sơ kèm theo một trong các loại Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật mới như sau:

• Thẻ Căn cước công dân
• Giấy chứng minh nhân dân
• Hộ chiếu
• Giấy tờ chứng thực cá nhân hợp pháp khác.

3. Trình tự, thủ tục thay đổi người đại diện theo pháp luật

Bước 1: Nộp 01 bộ hồ sơ tới Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đặt trụ sở của công ty

Phương thức nộp:

• Trực tiếp
• Nộp trực tuyến qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Bước 2: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh xem xét tính hợp lệ của hồ sơ

• Hồ sơ hợp lệ: Cơ quan sẽ cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
• Hồ sơ chưa hợp lệ: Cơ quan sẽ thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp

Cơ quan xử lý: Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở

Thời hạn giải quyết: 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ đăng ký doanh nghiệp

Thay đổi người đại diện theo pháp luật là một thủ tục pháp lý quan trọng. Tác động trực tiếp đến hoạt động điều hành và trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp. Dù là Công ty TNHH hay Công ty Cổ phần, doanh nghiệp đều cần nắm rõ trình tự, thủ tục và chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để tránh bị gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Không nắm rõ khái niệm và công việc liên quan đến thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp 2025 có thể dẫn đến rủi ro như hồ sơ bị từ chối, phạt hành chính hoặc tranh chấp nội bộ.

Nếu bạn đang cần thay đổi người đại diện theo pháp luật, hãy liên hệ ngay với Luật Gia Tâm để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ kịp thời.