HỢP ĐỒNG LAO ĐỘNG ĐIỆN TỬ: BƯỚC TIẾN TRONG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ VÀ CHUYỂN ĐỔI SỐ

Sự phát triển của chuyển đổi số đang làm thay đổi phương thức giao kết và quản lý quan hệ lao động. Từ ngày 01/7/2026, hệ thống quy định về hợp đồng lao động điện tử được triển khai với trọng tâm là Nghị định 337/2025/NĐ-CP của Chính phủ và Thông tư 08/2026/TT-BNV của Bộ Nội vụ.

Thông tư 08/2026/TT-BNV quy định chi tiết về cấp mã định danh hợp đồng lao động điện tử, tài khoản truy cập, kết nối, quản lý, khai thác, lưu trữ và chia sẻ dữ liệu trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

1. Hợp đồng lao động điện tử có giá trị như thế nào?

Hợp đồng lao động điện tử được giao kết, thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về lao động và giao dịch điện tử.

Việc sử dụng hình thức điện tử giúp các bên linh hoạt hơn trong quá trình giao kết, đồng thời giảm thời gian, chi phí liên quan đến in ấn, ký kết và lưu trữ hồ sơ.

Đối với doanh nghiệp, đây cũng là cơ sở để từng bước số hóa quy trình quản trị nhân sự và quản lý hồ sơ lao động.

2. Quản lý hợp đồng trên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử

Một nội dung đáng chú ý của Thông tư 08/2026/TT-BNV là việc xây dựng và vận hành Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

Nền tảng thực hiện các chức năng liên quan đến:

• Cấp mã định danh HĐLĐ điện tử;
• Quản lý tài khoản truy cập;
• Kết nối với các hệ thống eContract;
• Cập nhật, khai thác và chia sẻ dữ liệu;
• Quản lý, lưu trữ dữ liệu HĐLĐ điện tử.

Người lao động và người sử dụng lao động có thể đăng ký tài khoản để truy cập Nền tảng. Theo Thông tư, việc đăng nhập được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử theo quy định; người lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử cá nhân, còn người sử dụng lao động sử dụng tài khoản định danh điện tử phù hợp với tư cách của mình.

3. Mỗi hợp đồng được cấp mã định danh riêng

HĐLĐ điện tử được cấp mã định danh (ID) nhằm phục vụ quản lý và khai thác dữ liệu.

Theo Điều 5 Thông tư 08/2026/TT-BNV, mã ID gồm 01 ký tự chữ và 12 ký tự số.

Trong đó:

• A: HĐLĐ điện tử được giao kết từ ngày 01/7/2026 thông qua eContract đáp ứng quy định;
• B: HĐLĐ điện tử được chuyển đổi từ HĐLĐ bằng văn bản giấy;
• C: HĐLĐ điện tử được giao kết trước ngày 01/7/2026.

12 ký tự số gồm 02 số cuối của năm được cấp ID và 10 số tự nhiên được cấp ngẫu nhiên.

Các phụ lục, thông báo tạm hoãn và thông báo chấm dứt phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng được cấp cùng ID với HĐLĐ điện tử đó theo quy định.

4. Trách nhiệm gửi dữ liệu HĐLĐ điện tử

Đối với HĐLĐ điện tử giao kết từ ngày 01/7/2026, nhà cung cấp eContract có trách nhiệm gửi hợp đồng và các dữ liệu theo quy định lên Nền tảng hợp đồng lao động điện tử để thực hiện việc cấp ID.

Đối với HĐLĐ được chuyển đổi từ hợp đồng giấy hoặc hợp đồng điện tử đã giao kết trước ngày 01/7/2026, Thông tư cũng quy định các yêu cầu riêng về dữ liệu, chữ ký số, dấu thời gian và thông tin xác thực.

Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp eContract đáp ứng yêu cầu pháp luật và bảo đảm khả năng kết nối với Nền tảng hợp đồng lao động điện tử.

5. Yêu cầu về bảo mật và dữ liệu cá nhân

Trong quá trình giao kết và quản lý HĐLĐ điện tử, doanh nghiệp xử lý nhiều thông tin của người lao động. Vì vậy, việc bảo đảm an toàn thông tin và tuân thủ quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân là yêu cầu quan trọng.

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục đích xử lý dữ liệu, phạm vi thông tin được thu thập, quyền truy cập và trách nhiệm bảo mật trong quá trình quản lý hồ sơ lao động.

6. Ý nghĩa đối với doanh nghiệp và người lao động

Việc triển khai HĐLĐ điện tử tạo điều kiện để:

• Giảm chi phí in ấn, ký kết và lưu trữ hồ sơ;
• Thuận tiện trong tra cứu và quản lý hợp đồng;
• Chuẩn hóa dữ liệu lao động;
• Tăng khả năng kết nối, chia sẻ dữ liệu theo quy định;
• Hỗ trợ doanh nghiệp số hóa hoạt động quản trị nhân sự.

Đồng thời, người lao động cũng có thêm phương thức tiếp cận và quản lý thông tin liên quan đến hợp đồng lao động của mình.

Căn cứ pháp lý

• Nghị định 337/2025/NĐ-CP ngày 24/12/2025 của Chính phủ quy định về hợp đồng lao động điện tử;
• Thông tư 08/2026/TT-BNV ngày 15/5/2026 của Bộ Nội vụ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định 337/2025/NĐ-CP. Thông tư có hiệu lực từ 01/7/2026.